یکی از مقدمات سفر، رزرو هتل است. برای رزرو هتل، ارائه درخواست به تنهایی کافی نیست، بلکه باید مدارکی را به همراه داشته باشید.
یکی از مقدمات سفر، رزرو هتل است. برای رزرو هتل، ارائه درخواست به تنهایی کافی نیست، بلکه باید مدارکی را به همراه داشته باشید. مدارکی که تاییدکننده هویتتان بوده و شما را به عنوان یک فرد موجه و مورداعتماد به هتل معرفی میکنند. در ضمن به همراه داشتن مدارک مناسب باعث میشود تا بتوانید بدون کمترین دردسر به هتل ورود یابید و در آن اقامت گزینید. در حالی که اگر فاقد این مدارک باشید، کارکنان هتل تصور میکنند دارای هویت جعلی هستید و نمیتوانند صرفا به گفتههای شما اعتماد کنند و اتاقی در اختیارتان قرار دهند؛ چون ممکن است این اقدام، آنها را زیر سوال برده و تبعات منفی به دنبال داشته باشد. لذا تهیه مدارک لازم برای رزرو هتل، بسیار ضروری به نظر میرسد.
مدارک ضروری برای رزرو هتل
اهمیتِ به همراه داشتن مدارک لازم برای رزرو هتل، آنچنان بالاست که نمیتوان بیتوجه از کنار آن عبور کرد. برای اینکه امکان رزرو هتل در ایران در اختیارتان قرار گیرد؛ میبایست مدارکی را هنگام چک این رزرو داخلی ارائه دهید. در این صورت، اجازه استفاده از اتاقی که برای شما رزرو شده را خواهید داشت. مدارکی که برای رزرو هتل در داخل کشور نیاز دارید، عبارتند از:
افراد زوج یا محرم حتما باید مدارک شناسایی ازدواج و صیغهنامه معتبر را به هتل ارائه بدهند
ارائه ویزا و پاسپورت (برای میهمان خارجی )
اصل کارت ملی یا شناسنامه
برگ تاییدیه هتل یا ووچر
مدارک مورد نیاز برای رزرو هتل خارجی
همانطور که داشتن مدارک لازم برای رزرو هتل در ایران، الزامیست، برخورداری از این مدارک هنگام رزرو هتلهای خارجی نیز مهم میباشد. اگر تصمیم دارید یک مقصد خارجی را برای سفرهایتان انتخاب کنید، باید بدانید که به چه مدارکی برای رزرو هتل نیاز میباشند:
پاسپورت و ویزا:
وارد کردن اطلاعات مربوط به پاسپورت، هنگام رزرو هتلهای خارجی، بسیار مهم است. دقت کنید پاسپورت شما باید دارای اعتبار باشد. زمانی که پا را از مرز ایران فراتر میگذارید، با استفاده از پاسپورت، هویت قانونی شما تایید میگردد. پاسپورت مثل شناسنامه یا کارت ملی، بازگوکننده هویت اصلی و اطلاعات فردی شماست.
ویزا نیز از دیگر مدارک لازم برای رزرو هتلهای خارجی است. شاید کشورهایی مانند ترکیه، نیازمند ویزا نباشند؛ اما سایر کشورهایی که برای سفر برمیگزینید، نیاز به ویزا خواهند داشت. پس از اینکه مدارک مربوط به ویزا را جمعآوری کردید، میتوانید برای رزرو هتل اقدام کنید.
مدارک لازم برای رزرو هتل شامل چیست؟
ووچر هتل (برگه کانفرم یا تایید):
ووچر هتل یا تاییدیه، برگهای مهم است که گاهی پیش نیاز دریافت ویزا میباشد. ووچر به زبان انگلیسی است. البته ووچری که برای هتلهای داخلی ارائه میدهید، میتواند به زبان فارسی باشد. در این برگه، اطلاعات مهمی درج شده است که فرآیند رزرو هتل را سرعت میبخشند. اطلاعاتی مانند:
اطلاعاتی که به آژانس گردشگری متعلق میباشند. مثلا اگر از سایت بوکینگ برای رزرو هتل اقدام کرده باشید؛ اطلاعات مربوط به این مجموعه در آن ثبت خواهد شد.
کد کانفرم هتل که در واقع رسید رزرو هتل است.
اطلاعاتی که مربوط به مسافران است. این اطلاعات حتما باید به طرز صحیح وارد شده باشند.
اطلاعاتی که مربوط به ورود و خروج مسافران و یا رزرو هتل میباشند.
اطلاعاتی که گویای زمان چک این یا چک اوت هستند.
اطلاعات و جزئیات مربوط به رزرو هتل مانند تعداد و نوع اتاقهای رزرو شده، آدرس هتل و مشابه آن.
اطلاعات متعلق به اقامت، ترانسفر، هافبرد و …
قوانین و مقررات مربوط به هتل
قوانین و الزامات رزرو هتل
همانطور که ارائه مدارک لازم برای رزرو هتل اهمیت دارد، رعایت قوانین و الزاماتی که در رابطه با رزرو وجود دارند نیز مهم است. در ادامه به آنها خواهیم پرداخت:
رزرو تخت مجزا برای هر بزرگسال (بیشتر از ۴ سال) در هر اتاق هتل
پرداخت هزینه نیمبها برای کودکان زیر ۲ الی ۱۲ سال (در بعضی از هتلها)
پذیرش کودکان زیر ۲ سال به صورت رایگان
داشتن سن قانونی ۱۸ سال، شرط اقامت افراد در هتل (افراد زیر ۱۸ سال نمیتوانند به تنهایی رزرو هتل انجام دهند)
ارائه مدارک ویزا و پاسپورت از سوی میهمانان خارجی در ازای اقامت در هتلهای ایران یا خارج از کشور
عدم نیاز به مدارک محرمیت برای زوجهای خارجی (این مدارک صرفا برای زوجهای ایرانی، ضرورت دارند)
امکان اقامت ایرانیان دارای تابعیت خارجی با وضعیت مشابه با سایر ایرانیها در هتلهای داخلی
عدم امکان اقامت ایرانیان دارای تابعیت خارجی با افراد غیر محرم در یک اتاق
ارائه گواهینامه از سوی خانمهای مجرد برای اقامت در هتل (به شرط سفر درمانی یا ورزشی)
نیاز احتمالی به مدارک ویزا، بسته به کشور مقصد:
همانطور که ارائه مدارک لازم برای رزرو هتل در کشورهای خارجی در صدر اهمیت میباشد، ارائه مدارک ویزا نیز الزامیست. البته کشور مقصد، تعیینکننده اصلی در اینباره خواهد بود. برای مثال اگر بخواهید به این کشورها سفر کنید، نیازمند ارائه مدارک ویزا خواهید بود. پس از آن نیز امکان رزرو هتل در اختیارتان قرار میگیرد:
لهستان، کانادا، ایالات متحده آمریکا، چین، ژاپن، استرالیا، فرانسه، آفریقای جنوبی، نروژ، سوئیس، هلند و …
الزامات، سیاستها یا رویههای خاص برای هتلهای زنجیره:
اگرچه بحث ارائه مدارک لازم برای رزرو هتل یکی از مهمترین مباحث به شمار میآید؛ اما نباید فکر کنید با نشان دادن این مدارک، کار به اتمام رسیده است. شما میبایست الزامات، سیاستها و یا رویههای خاصی که زنجیره هتلها از آنها تبعیت میکنند را بررسی کرده و سپس اقدامات نهایی، مبنی بر رزرو هتل را انجام دهید. شاید برخی از این سیاستها و الزامات با شرایط کلی شما سازگار نباشند؛ بنابراین چک کردن آنها مهم است. در ادامه به برخی از این الزامات و رویهها اشاره خواهیم کرد:
رویه دریافت اتاق و تحویل آن در اغلب هتلها به این شکل است که باید ۲ بعدازظهر اتاق را تحویل بگیرید و در ۱۲ ظهر فردا، آن را تحویل دهید. البته بعضی از هتلها دارای پذیرش ۲۴ ساعته هستند.
در صورتی که هتل، اتاق موردنظرتان را از شب قبل تدارک دیده باشد؛ باید هزینه آن شب را هم به هتل پرداخت کنید.
اگر بخواهید هتل را اندکی دیرتر از موعد ترک کنید، میبایست هزینه نیم شارژ را بپردازید. ولی اگر این زمان، بالاتر از ۸ ساعت طول بکشد، باید هزینه کل را متقبل شوید.
به همراه داشتن کپی از مدارک مهم برای اهداف پشتیبان:
همانطور که برای رزرو هتل میبایست مدارک مهم را به همراه داشته باشید، ملزم به تهیه کپی از این مدارک خواهید بود. در حقیقت برای اهداف پشتیبان به کپی این مدارک نیاز خواهید داشت. پس به این نکته توجه کرده و حتما علاوه بر مدارک اصلی، یک یا چند نسخه کپی از آنها را محض اطمینان تهیه فرمایید.
مدارک ضروری جهت رزرو هتل
نکاتی برای رزرو هتل بدون دردسر
بهتر است برای تهیه مدارک قبل از سفر، چند هفته زودتر اقدام کنید.
علاوه بر تهیه نسخههای کاغذی کپی شده از اسناد، کپیهای دیجیتال آنها را نیز دریافت کنید؛ چرا که دسترسی به این نوع اسناد کپی، راحتتر است.
به جزئیات تایید رزرو هتل دقت نموده و سپس آنها را یادداشت نمایید تا یادتان بماند که برای رزرو به انجام چه اقدامات و دستورالعملهایی نیاز دارید.
کلام پایانی
فراموش نکنید که با تهیه مدارک لازم برای رزرو هتل، مسیر کوتاهتر و آسانتری را برای اقامت طی خواهید کرد. در آخر اگر میخواهید سفر بیدغدغه و لذتبخشی را تجربه کنید، یک برنامهریزی درست و دقیق داشته باشید. برنامهریزی درباره اینکه میخواهید کدامیک از هتلها را با توجه به شرایط و بودجه خود رزرو کنید و اصلا به چه مدارکی برای رزرو نیاز دارید. قطعا نتیجه این برنامهریزی، عالی خواهد بود. آن را تست کنید!